Digitaal archiveren is meer dan de overstap van een papieren archief naar een
digitaal archief. De meest brede definitie van digitaal archiveren is het structureren
van ongestructureerde data, wat ook
wel Enterprise Content Management
wordt genoemd. Voorbeelden van data zijn papieren of digitale documenten,
e-mails, facturen, notities, contracten,
foto's, multimedia tot aan tekeningen toe.
In een digitaal archief is alle informatie centraal, digitaal opgeslagen en
toegankelijk voor iedere geautoriseerde gebruiker. U beschikt over de meest
actuele informatie elk gewenst moment en vanaf elke gewenste plek.
Waarom een digitaal archief?
Een doelstelling van digitaal archiveren kan zijn om fysieke en digitale
documenten samen te voegen waardoor ze eenvoudig vanuit één applicatie
toegankelijk zijn voor meerdere gebruikers. Men is minder tijd kwijt met zoeken
en dubbele opslag kan worden voorkomen. Een andere doelstelling kan zijn om
kostenbesparingen te realiseren binnen een document gestuurd bedrijfsproces.
Om deze doelstellingen te realiseren wordt eerst alle papieren informatie. Een
scan service biedt de oplossing om eenvoudig en nauwkeurig uw papieren
documenten te digitaliseren Na digitalisatie kunt u het documentproces volledig
digitaal afhandelen.
Digitaal archiveren; hoe werkt het?
Organisaties hebben te maken met grote hoeveelheden documenten, die allemaal
verwerkt en opgeslagen moeten worden. Een digitaal archiefsysteem is een systeem
voor het digitaal verwerken, raadplegen en veilig beheren van documenten voor de
duurzame bewaring en beschikbaarstelling van informatie, zowel digitaal geboren
als gedigitaliseerd.
Bij het terugzoeken wordt gebruik gemaakt van indexkenmerken of zelfs van de
complete inhoud van een document. Indexkenmerken, ofwel metadata, wordt tijdens
het digitaliseren aan een document toegekend (auteur, ontvanger, dossiernummer,
datum wijziging, omschrijving). Afhankelijk van de archiefprocedure kan de
digitalisering van een document op verschillende tijdstippen plaatsvinden. In de
meest ideale situatie is het tijdstip van digitale archivering direct bij
binnenkomst van stukken.
Belangrijkste voordelen
• Digitale duurzaamheid van documenten;
• Geautoriseerde gebruikers tijd en plaats onafhankelijk toegang tot het
digitale archief;
• Met een 'druk op de knop' informatie beschikbaar en altijd compleet en actueel;
• Meerdere personen kunnen gelijktijdig hetzelfde dossier raadplegen;
• Klantvriendelijkheid bevordert; gebruikers beschikken snel over benodigde
informatie;
• Ruimtebesparing; kostbare kantoorruimte met archiefkasten verdwijnt;
• Documenten raken niet meer zoek;
• Minderpapier en kopieën; goed voor het milieu en de kosten;
• Archief beveiligd tegen calamiteiten en ongeautoriseerd gebruik.
Wij denken graag met u mee bij het oplossen van vraagstukken rondom uw
documentstromen. Wilt u meer weten over de mogelijkheden van digitaal archiveren
en onze document
solutions? Neem dan even contact met ons op.
